苏州个人档案托管代办

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人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

人事档案保管制度的基本内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。

(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，文件是否符合归档的要求;其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体

位置;再次，在目录上补登材料名称及有关内容;最后，将新材料放入档案。

(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：

①取出应转走的档案;

②在档案底账上注销;

③填写《转递人事档案材料的通知单》;

④按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

(4)保卫保密制度。具体要求如下：

①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。

②库房备有必要的防火、防潮器材。

③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

⑥离开时关灯关窗，锁门。

(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：

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①人事档案的数量，证明范文《人事档案证明》

②人事档案材料收集补充情况。

③档案整理情况。

④档案保管情况。

⑤利用情况。

⑥库房设备情况。

⑦人事档案工作人员情况。

二、人事档案利用制度

目的

第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，

应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

人事档案利用的方式

人事档案的利用有多种方式：

(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

3.人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。

(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字;最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

(2)外借手续。

首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。

其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。

再次，人事档案部门对其进行审核、批准。

然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。

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最后，归还时，及时在外借登记上注销。

(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章;其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

1、历届普通高校专科毕业;

2、所学专业符合昆州市公布的紧缺专业目录;

3、在昆落实就业单位;

4、年龄35周岁以下。

档案转入市人才中心;

审核入户审批材料，凭市人才中心开具的《进昆人员入户证明》、毕业证书原件及复印件、户籍证明(或在有效期内的户口迁移证原件及复印件)、身份证原件及复印件、经劳动(人事)部门鉴证的《劳动(聘用)合同》原件及复印件、社保部门出具的用人单位为当事人缴纳养老保险情况证明等入户审批材料到市公安局办-证-中-心审批;

凭市公安局签发的《户口准迁证》到户籍所在地派出所开具《户口迁移证》;

审核入户应提交材料，与市人才中心签订户口托管协议;

凭市人才中心开具的《入户通知书》、市公安局签发的《户口准迁证》和《人员进昆入户审批表》、户口迁移证、身份证原件及复印件、近期一寸照片2张等入户应提交材料到指定派出所入户。

1、应届自考、成教等其他高等学历教育毕业，学历国家承认;

2、浙江籍生源，在浙院校毕业;

3、毕业时未婚非在职;

4、在昆落实就业单位;

5、年龄30周岁以下。

6、办理期限是毕业证书发放日期后6个月

档案转入市人才中心;

审核入户审批材料，凭市人才中心开具的《进昆人员入户证明》、毕业证书原件及复印件、就业报到证原件及复印件、户籍证明、未婚证明、身份证原件及复印件、经劳动(人事)部门鉴证的《劳动(聘用)合同》(签约期一年以上)原件及复印件、社保部门出具的用人单位为当事人缴纳养老保险情况证明等入户审批材料到市公安局办-证-中-心审批;

凭市公安局签发的《户口准迁证》到户籍所在地派出所开具《户口迁移证》;

审核入户应提交材料，与市人才中心签订户口托管协议;

1、具有中级以上职称(所取得的职称须由人事行政部门授予);

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2、在昆落实就业单位;

3、中级职称人员年龄要求在45周岁以下，副高职称人员年龄要求在50周岁以下，正高职称人员年龄要求在55周岁以下。

档案转入市人才中心;

审核入户审批材料，凭市人才中心开具的《进昆人员入户证明》、毕业证书原件及复印件、职称证书原件及复印件、户籍证明、身份证原件及复印件、经劳动(人事)部门鉴证的《劳动(聘用)合同》原件及复印件、社保部门出具的用人单位为当事人缴纳养老保险情况证明等入户审批材料到市公安局办-证-中-心审批;

凭市公安局签发的《户口准迁证》到户籍所在地派出所开具《户口迁移证》;

审核入户应提交材料，与市人才中心签订户口托管协议;

第二类人员：市内迁居(昆州市区家庭户口人员不在受理范围)

①档案转入市人才中心;

②持原单位的《常住户口登记卡》与市人才中心签订户口托管协议;

③凭市人才中心开具的《入户通知书》、《常住户口登记卡》、身份证原件及复印件、近期一寸照片2张等入户应提交材料到指定派出所入户。

4、户口迁出：户口挂靠是人事代理的一项配套服务内容，故市人才中心不受理单独挂靠户口的业务。因各种原因转出人事关系和人事档案者，其户口须先从市人才中心迁出。若户口不能先于档案迁出的，当事人应在支付户口迁出保证金后，方可将档案调至所录用单位，以满足其考察录用之需。户口在规定时间或本人承诺期限内迁出，户口迁出保证金退还本人。

5、特别提醒：

人事档案由用人单位委托本中心管理的入户挂靠人员，需提交经用人单位盖章同意的《昆州市人才开发中心代管单位入户人员名单表》一份。

用人单位自己有集体户口的，在昆有自有住房或者可以投亲靠友的，本中心一般不提供集体户口挂靠，有关人员进昆入户办理程序中由本中心出具的《进昆人员入户证明》和《入户通知书》改成用人单位同意入户证明或本人自有住房房产证或投靠户主的同意入户证明和户口本。

6、提示：人事档案的转入和人事关系的接转，请详见人事档案调转和人事关系接转办事指南。

档案办理当中时常出现的问题：

1、非津户籍，档案在自己手里，面临考研，要存档证明？

2、档案在自己手里无开封/有开封？

3、非津人才落户天津，户口已落在房产名下，但档案无处接收？

4、北京政策变化，不接受非京户籍人员档案？

5、本市工作，离职后原单位未做退档手续，导致个人社保无法缴纳？

服务项目：

1、接收、保管人事关系、档案。

2、确认、保留原身份，办理转正定级。

3、按规定提供人事档案的查（借）阅，出具以档案为依据的各类相关证明、政审材料。

4、依据政策法规转递人事档案，办理人事调动。

5、党组织关系转入转出手续。

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解答一：档案管理单位必须有人事管理权限学校托管无效

　　“我毕业后档案一直放在学校，好像也没关系吧?”“我们老师说，工龄从毕业开始就自动计算了，跟档案托不托管无关。”每当记者与身边的同事或朋友聊起档案的问题时，类似的回答不在少数，那么，这样的认为是正确的吗?

　　“所有毕业生应该从这个误区中走出来，毕业之后你的档案还放在学校是属于无效的，因为它不能记录你在工作时期的表现，应该及时把你的档案转移到生源所在地或就业单位所在地的人事部门的人才中心，办理人事代理手续，这样你的档案才算是激活了，包括工龄在内的一切人事关系就有了。”海口市人才劳动力交流服务中心主任李全玲告诉记者，档案必须有具备人事管理权限的单位进行管理，目前国内具有这一权限的只有党政机关、事业单位、大型国企以及政府人事部门的人才交流中心。前三者主要针对公务员及在编人员的档案接收管理，人才交流中心则负责绝大多数非公企业聘用人员的档案管理。

　　李全玲还表示，毕业生档案转到人才中心后，应当及时办理人事代理手续，今后不管到哪里就职，都可以有工龄连续计算，同时人事关系可以在不同城市间正常流动。并且，工龄达到一年以后，当地人才交流中心就会帮你办理转正定级手续，今后报考公务员时，之前累计的工龄就可以纳入退休前的全部工龄。

　　解答二：档案个人托管属违法行为拆封会被拒收

　　采访过程中，记者看到不少毕业生手持档案前来办理手续，其中一位毕业生告诉记者，学校允许他们自己领取档案或者代为寄送，他之所以选择自己领取回来办理档案托管，是觉得这样放心一点，而另一位毕业于西北某师范大学二级学院的毕业生则称，学校是直接将档案发给学生自己回来办理手续。

　　对此，李全玲主任无奈地向记者透露，每年来人才服务交流中心报到的毕业生中，有很多都是自己拿着档案过来的，这些学生多为民办院校毕业。“这是严重违反《中华人民共和国档案管理法》的规定的，因为《档案法》明确规定个人不能私自带有档案，学校应该按照报到证上所写的地方，通过机要件将档案寄到当地人事部门。”

　　那么，对于毕业生个人携带档案的情况，人才服务交流中心是怎样对待的呢?李全玲表示，一般而言，中心会出于人性化考虑，采取特事特办，只要档案袋未被拆封，他们还是会正常接收及办理相关手续的，但她也希望无论是毕业生，还是已经工作了需要办理调档的人员，一定要认识到档案调转的严肃性，尽量由学校或单位通过机要寄送，以避免不必要的麻烦。

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　　解答三：档案须在毕业后2年内办理托管否则将成死档

　　随着近几年毕业生就业问题的日益严峻，许多大学生在离开学校后，并不能很快找到工作，因此也疏忽了档案的及时调转，以为还没找好工作就不需要去人才中心办人事代理。而根据相关规定，毕业生应当在毕业后的2年内，持学校开具的报到证前往具有人事管理权限的单位进行报到登记。

　　据李全玲主任介绍，毕业后2年内，海口生源的学生的档案就通过学校机要件寄到海口市人才交流服务中心;非海口生源的学生不在海口就业的，档案就由学校机要寄回生源地人事部门;非海口生源学生在海口就业的，就要向海口市人才交流服务中心提出申请，交齐毕业证、劳动合同原件、用人单位营业执照等材料，中心就会出具改派函或调档函，若档案仍在学校则从学校直接调至海口市人才交流服务中心。

　　李全玲特别强调，大学生毕业后，一定要及时将档案存放在报到证派遣单位，个人不得自己保管，如继续存放在学校且超过2年的报到期限，则档案有可能成为死档，会在以后的人事事务中给自己造成很多的不便，包括无法进行异地人事关系调动、无法有效计算工龄、无法开具出国证明、甚至是无法正常结婚等。

　　个人档案很重要

　　在中国，个人的人事档案有着不可替代的作用，即使在人力资源实现市场化配置后，人事档案仍有着举足轻重的作用。它证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的轨迹，是具有使用价值和保存价值的重要文件材料。目前个人需要的司法公证、职称申报、报考研究生、开具个人证明、办理正式录用、办理调动、办理退休手续等都要用到人事档案。如果人事档案由无人事管理权限的单位或个人保管(遗失或材料不齐)，就会在今后的人事调动中无法调动，给个人工作、生活带来不便。因此，从学校毕业后及时办理好个人档案的管理，是每个毕业生在转换身份时需要认真重视的一道工作。